Campagne voeren

Ieder jaar in januari vindt de Actie Kerkbalans plaats. Kerkbalans is de gezamenlijke actie van vijf Nederlandse kerken voor de geldwerving ten behoeve van de plaatselijke parochies, gemeenten en kerken. Het bisdom wil parochies graag helpen om met suggesties en voorbeeld brieven, gericht aan diverse doelgroepen, de opbrengst van Kerkbalans te stabiliseren en wellicht te verhogen.

Hoe krijgen we parochianen zo ver, dat zij financieel (weer) gaan bijdragen? Enkele tips:

Personaliseer de brief via informatie uit uw kerkledenadministratie (Navision).
Met personaliseren van de brief wordt bedoeld:

  1. Zowel in de adressering als in de aanhef de (correcte) NAW-gegevens gebruiken (naam-adres-woonplaats). Geachte heer Van Dijk, spreekt meer aan dan: Beste parochiaan. . ‘Anonieme’ brieven of ongeadresseerde post gaat makkelijk verloren in de massa reclame die mensen elke dag door de brievenbus krijgen.
    Gebruik bij gepersonaliseerde brieven een vensterenvelop, zodat de NAW gegevens zichtbaar zijn.
  2. In de brief het concrete bedrag noemen dat de geadresseerde het jaar daarvoor heeft bijgedragen (en zo gewenst een concreet richtbedrag voor de nieuwe actie)
  3. Ondertekening met een handtekening door de met name genoemde pastoor of penningmeester (niet het kerkbestuur en zeker niet een werkgroep Kerkbalans).
Doelgroepen
Verdeel de parochie in doelgroepen, bijv.: mensen die al jaren bijdragen aan Kerkbalans (evt. te splitsen in bijdragen tussen € 0 – 25; € 26 – 50 en meer dan € 50); die parochieblad ontvangen of die aan initiatiesacramenten deelnamen maar nog nooit hebben bijgedragen; die slechts incidenteel contact hebben of die nieuw in de parochie zijn komen wonen. Vergeet niet de ‘slapende’ of randkerkelijke parochianen (kunnen gevraagd worden om een solidariteitsbijdrage) of de niet-betalende parochianen (vraag om een sympathisantenbijdrage ).
Spreek deze doelgroep aan vanuit hun situatie en hun eigen interesses. Vraag hen om bij te dragen aan een concreet doel waar ze zich zelf iets bij voor kunnen stellen.
Voorkom dat u mensen een schuldgevoel geeft (“U bent lid, dus u moet betalen”), maar laat hen weten dat de Kerk hun financiële steun erg zou waarderen.
Enkele voorbeeldbrieven voor verschillende doelgroepen zijn onder het kopje voorbeeldbrieven te vinden.
 
Meerwaarde parochie
Voeg elementen toe die in uw parochie mensen aanspreken, zodat de brief niet te algemeen is. In onze parochie werden vorig jaar 12 kinderen gedoopt, in plaats van: in onze parochie worden kinderen gedoopt.
Maak met voorbeelden duidelijk wat de meerwaarde is van uw parochie of noem projecten waar u speciaal steun voor vraagt (denk aan. financieel ondersteunen van armlastigen,  begeleiding van rouwenden, opvang daklozen, alcoholisten en vluchtelingen of maaltijdverstrekking). Laat zien wat er met het geschonken geld gedaan wordt.
 
Goede communicatie
Zorg dat de toonzetting en vormgeving van de brief aansprekend is en dat de brief op één A4 past.
Geef gerichte informatie  over notariële schenkingen of legaten.
Informeer parochianen regelmatig over het verloop van de actie
 
Op maat
Hanteer in de Actie Kerkbalans geen algemeen actiemateriaal, maar zet de actie gericht (functioneel) op. Bij zo’n functionele benadering vraagt men zich af waarom mensen willen bijdragen aan hun Kerk, de antwoorden op die vraag bepalen dan het beleid. Ook “evaluatie van de aanpak en analyse van de resultaten” horen bij zo’n functioneel-zakelijke benadering.
Functioneel actie voeren betekent: verbreden en verdiepen.
 
Verbreden
Bij ‘verbreden’ gaat het er om, dat niet bijdragende parochianen aangezet worden tot het geven van een vaste bijdrage per maand.
 
Verdiepen
Bij ‘verdiepen’ gaat het er om bijdragende leden (zowel zeer betrokken leden als randkerkelijken) te bewegen tot een hogere vaste bijdrage voor het plaatselijk kerkewerk.
Noem een concreet streefbedrag: Bijvoorbeeld € 7,50 of € 10,- per maand. Dat klinkt beter dan het gehele bedrag in een keer. Wijs tevens op de mogelijkheid van automatische  incasso.
 
Het aanbod gaat vooraf aan de vraag
Het is geen goed begin wanneer een parochiaan voor het eerst iets van de Kerk of parochie hoort wanneer die geld nodig heeft. Regel zou dus moeten zijn dat een nieuwe parochiaan altijd eerst een kennismakingspakket en/of kennismakingsbezoek ontvangt voordat om een bijdrage gevraagd wordt.
 
Verschillende typen mailing gebruiken:
  1. Een vooraankondiging creëert een voedingsbodem voor de actie door nieuwsgierigheid op te wekken.
  2. De hoofdmailing gaat dieper op de actie in en doet de geadresseerde een concreet voorstel. Reageert deze niet, dan kan een herinnering gestuurd worden. In deze brief worden opnieuw de noodzaak van de actie en van een financiële bijdrage benadrukt.
  3. 3. Na afloop van de actie wordt aan allen die meededen een bedankbriefje gestuurd, met een eerste aanduiding van de resultaten van de actie. Doel van deze brief is: de gelegde relatie verstevigen.
    Daarnaast is een bedankwoord met een (regelmatig) voortgangsbericht over de bereikte resultaten in het parochieblad aan te bevelen.

Betalingsmogelijkheden
Wijs op de verschillende betalingsmogelijkheden die er zijn, zoals automatische incasso, acceptgirokaarten, periodieke schenking, etc. Er zijn diverse voorbeeldbrieven waar de betaling goed is uitgewerkt.

Follow-up
Controleer regelmatig of toezeggingen worden nagekomen. Het sturen van een persoonlijke herinnering  doet de ‘vergeetachtige’ parochianen vaak alsnog betalen.
Meer informatie over kerkbalans, o.a. brieven schrijven vindt u op: www.kerkbalans.nl