Achtergrondinformatie

archief2.jpgIn iedere parochie dient volgens het kerkelijk recht een archief te zijn, d.w.z. een bewaarplaats waar allerlei voor de parochie belangrijke documenten, akten of ‘registers’ bewaard dienen te worden. Het kerkbestuur is er verantwoordelijk voor dat al deze stukken nauwkeurig bijgehouden en zorgvuldig bewaard worden. Tot de registers behoren niet alleen de doop-, vormsel- , huwelijk- of overlijdensregisters maar ook het parochieregister, de vroegere cartotheek, waarin allerlei gegevens van parochianen op kaarten bijgehouden werden. Voor deze kerkledenadministratie zijn de meeste parochies inmiddels overgestapt naar een geautomatiseerd systeem.
 
Inmiddels is de parochieadministratie een niet meer weg te denken basisvoorziening in een parochie. Alle gegevens die administratief moeten worden bijgehouden krijgen daar een plaats.

De parochieadministratie is allereerst een kerkledenadministratie waarin iedere week door geboorte, huwelijk, overlijden en verhuizing wijzigingen ontstaan. Deze kerkledenadministratie vormt de basis voor het bezorgen van het parochieblad, de jaarlijkse actie kerkbalans, en andere deeladministraties zoals de vrijwilligersadministratie. Bovendien worden aan de hand van de kerkledenadministratie betalingen van parochianen bijgehouden. De parochieadministratie is tevens een beleidsinstrument voor bestuur en pastores.
 
En ten slotte is de administratie het kloppend hart van allerlei activiteiten welke door vrijwilligers, bestuur en pastores worden ondernomen. Het is een uitstekend instrument om specifieke doelgroepen te onderscheiden, die op bepaalde tijden gericht benaderd kunnen worden om hen informatie te verschaffen of uit te nodigen voor deelname aan parochiële vieringen of activiteiten.
 
Parochies worden in hun plicht tot zorgvuldig bijhouden van hun gegevens niet aan hun lot overgelaten. Binnen de R.K. Kerkprovincie werken de bisdommen samen in het R.K. Bureau voor de Ledenadministratie, dat een automatiseringssysteem aan de parochie aanbiedt dat het up-to-date houden van de gegevens vergemakkelijkt en dat ook een automatische koppeling heeft met de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA), die op zijn beurt binnen de Nederlandse wetgeving mutaties rechtstreeks doorkrijgt van het GBA. Via de SILA worden parochies geholpen met het actueel houden van de hoofdgegevens (of burgerlijke gegevens). Via R.K. Bureau voor de Ledenadministratie worden parochies geholpen in het bijhouden van bijvoorbeeld gezinsverbanden of voorkeurslidmaatschappen. Ook kerkelijke gegevens m.b.t. doop, kerkelijk huwelijk, etc. kunnen in het automatiseringssysteem worden geadministreerd. Deelname aan dit landelijke systeem is in het belang van elk bisdom en elke parochie: het systeem werkt alleen optimaal als alle parochies meedoen zodat er geen gaten vallen en de dekking volledig is. Zo wordt bijvoorbeeld een verwelkoming mogelijk gemaakt voor jongeren die zich voor hun studie of werk in een andere plaats vestigen.
 
 
 
 
 
Bij vragen om informatie of ondersteuning, neem contact op via onderstaand contactformulier
 

 
Naam *
Email *
Vraag/ opmerking *

Code: *

 
​​​