Nieuws

29 MEI

AVG: Privacyverklaring voor parochies beschikbaar

​Op een speciale webpagina over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op de site van de Rooms-Katholieke Kerk in Nederland is een aantal nieuwe documenten beschikbaar gemaakt voor de parochies. Zo is er nu een privacyverklaring, die de parochies kunnen gebruiken om kerkleden te informeren over hoe ze met hun gegevens omgaan.

De privacyverklaring is een belangrijk document met het oog op de informatieplicht zoals vastgelegd in de AVG. Kerkelijke instellingen moeten transparant zijn over hoe ze gegevens verwerken en dit kan onder meer door mensen te informeren op het moment dat ze in het ledenbestand worden opgenomen.

Op website zetten
Aan parochies wordt gevraagd de privacyverklaring op hun website te zetten, zodat deze voor iedereen beschikbaar is. Daarnaast is het verstandig om op (online) (aanmeld)formulieren een link op te nemen naar dit document of de privacyverklaring aan het aanmeldformulier te hechten. Een privacyverklaring hoeft niet te worden ondertekend: het is een (eenzijdige) informatieverklaring en geen toestemmingsdocument.

In bepaalde situaties is het voor parochies verplicht de informatie schriftelijk ter beschikking te stellen. Dit geldt in alle gevallen wanneer (nieuwe) personen (voor het eerst) worden opgenomen in het R.-K. ledenbestand en in onderstaande situaties moet aan de betreffende personen een privacyverklaring worden verstrekt:

• Aan ouders van een dopeling bij de aanmelding voor het sacrament van het Doopsel;
• Aan volwassenen bij de registratie van de opname in het catechumenaat;
• Aan de huwelijkskandidaat(aten) indien hij of zij niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk;
• Aan contactpersonen opgenomen in het nabestaanden en/of begraafplaatsregister (grafrechten) indien de contactpersoon niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk.
• Aan de vrijwilliger, indien de vrijwilliger niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk.

De privacyverklaring wordt in Word-format  ter beschikking gesteld en is op een detail na klaar voor gebruik. Zo moet de parochie  zelf de contactgegevens van de parochie in vullen en dan kan dit document als pdf op de parochiewebsite worden geplaatst en worden gebruikt volgens bovenstaande instructie.

Verwerkersovereenkomst
Verder zijn op de AVG-pagina van rkkerk.nl een model verwerkersovereenkomst beschikbaar gemaakt en een instructie daarbij (in de column met directe downloads). Als een parochie een derde partij (een zogenaamde: ‘verwerker’) inschakelt die voor de parochie gegevens verwerkt, moet de parochie met deze verwerker namelijk een verwerkersovereenkomst sluiten. In deze overeenkomst dient de parochie ten minste de volgende zaken te regelen:

• het onderwerp en de duur van de verwerking;
• de aard en het doel van de verwerking;
• het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen;
• de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke.

De privacyverklaring en de model verwerkersovereenkomst zijn in de column met Directe Downloads te downloaden via de AVG-pagina voor R.-K. parochies.

 

29-05-2018