Nieuws

28 NOV

SEPA-nieuws

Zoals u ongetwijfeld bekend is, treedt op 1 februari 2014 het nieuwe Europese betalingssysteem, genaamd SEPA (Single Euro Payments Area), in werking.

SEPA vraagt ook van ons om aanpassingen in het betalingsverkeer en aanpassingen in de software die het betalingsverkeer ondersteunt. In deze brief willen we u nader informeren over een aantal aanpassingen die in Navision hebben plaatsgevonden en binnenkort zullen plaatsvinden en attenderen we u graag op een aantal onderwerpen die uw aandacht verdienen.
1.  Nieuw incassocontract
Parochies die nog geen nieuw incassocontract met hun bank hebben afgesloten, wordt geadviseerd dit zo snel mogelijk alsnog te doen. In het incassocontract moet een uniek nummer worden opgenomen (het zogenaamde Incassant ID) waaraan uw parochie als unieke instelling binnen het Europees betalingsgebied herkenbaar is.

De basis voor dit Incassant ID is het 12-cijferig nummer dat u onlangs van het bisdom heeft gekregen. Dit bestaat uit het 8-cijferig algemene KvK-nummer van het R.-K. Kerkgenootschap met een toevoeging van een 4-cijferig volgnummer. Uw bank kent uw parochie op basis van dit 12-cijferig nummer (het zgn kerkelijk deel van het Incassant ID) , het volledige Incassant ID toe dat bestaat uit 19 tekens.

In de situatie van een fusieparochie, waarin de oude locaties nog zelfstandig via dezelfde bank incasseren, is toch slechts één overkoepelend incassocontract met die bank nodig. In het volledige incassant ID zijn drie posities beschikbaar (posities 5 tot en met 7, de zgn Creditor Business Code, waar meestal ZZZ staat ingevuld) die vrij kunnen worden aangepast en waarmee de oude locaties uniek kunnen worden aangeduid.

2.  Aanpassingen software in verband met automatische incasso en machtigingenbeheer
Parochies die gebruik maken van Navision hebben al gemerkt dat een conversie heeft plaatsgevonden van de huidige bankrekeningnummers naar de (langere) IBAN rekeningnummers.

Op 7 december 2013 vindt in Navision een omzetting plaats met betrekking tot de automatische incasso en de registratie (het mandaatbeheer) van incassomachtigingen. De aanpassingen in Navision zijn uitgebreid getest in relatie tot de procedures van alle grote banken en akkoord bevonden.
In het kader van SEPA is het formulier voor het afgeven van een machtiging veranderd en is het bij iedere incasso verplicht om een aantal gegevens te vermelden zoals de datum van de ondertekening/verstrekking van de machtiging en een uniek kenmerk van de machtiging van de desbetreffende debiteur. Voor iedere incasso die gaat plaatsvinden dient een vooraankondiging (pre-notificatie) naar de debiteur te worden gestuurd. Deze vooraankondiging moet minimaal 14 dagen van tevoren worden verstuurd, maar het mag ook een jaar van tevoren. De prenotificatie moet naast het Incassant ID van de parochie en het unieke kenmerk van de machtiging het bedrag van de incasso noemen en de dag/dagen waarop de incasso zal plaatsvinden. In Navision wordt een standaard prenotificatiebrief opgenomen die aan de SEPA-eisen voldoet. Voor parochies die geen gebruik maken van Navision is de standaard prenotificatiebrief ook te downloaden via de website van het R.K.-Kerkgenootschap

Parochies die wel met Navision werken, maar nog geen nieuw incassocontract met de bank hebben gesloten, wordt geadviseerd om dit zo snel mogelijk te regelen. Vanaf 7 december 2013 worden door Navision namelijk nog enkel incassobestanden aangemaakt die voldoen aan het zogenaamde PAIN-formaat. Indien u in december 2013 nog op basis van het oude systeem wenst te incasseren,  dient u de betreffende incassobestanden voor 7 december 2013 te hebben aangemaakt. Om zeker te kunnen zijn dat alle voor 2013 nog resterende incassoposten in de betreffende incassorun worden meegenomen, kunt u daarvoor de werkdatum verzetten naar bijvoorbeeld 31 december 2013. Indien voornoemde werkwijze tot problemen aanleiding geeft, dient contact te worden opgenomen met de helpdesk.

3. Gebruik acceptgiro’s
De acceptgiro is met name onder ouderen nog steeds een populair betaalmiddel. Daarom is door de banken besloten om de acceptgiro te handhaven tot 1 januari 2019, maar hij heeft wel een andere vorm en heet in het vervolg IBAN- Acceptgiro. De verwachting is dat – omdat het aantal gebruikers van de IBAN- Acceptgiro gaat afnemen – de kosten voor het gebruik ervan de komende jaren snel zullen stijgen. Parochies dienen dus een afweging te maken of de kosten van het gebruik van de acceptgiro blijven opwegen tegen de opbrengsten ervan.
Parochies die voorlopig toch gebruik willen blijven maken van acceptgiro’s raden we aan om zo snel mogelijk over te stappen op de IBAN-Acceptgiro. Immers vanaf 1 januari 2014 is verspreiding van de huidige acceptgiro niet langer toegestaan. De huidige acceptgiro kan vanaf 1 februari 2014 ook niet meer door de banken worden verwerkt!

Indien de inhoud van dit bericht u aanleiding mocht geven tot vragen en/of opmerkingen, kunt u altijd contact met de heer van de Molengraft opnemen.
28-11-2013