Nieuws

09 JUL

3.5 Wet op de Identificatieplicht

Op 1 januari 2005 is de Wet op de uitgebreide identificatieplicht in werking getreden. Vanaf deze datum moet iedereen in Nederland van 14 jaar en ouder altijd een geldig identiteitsbewijs bij zich dragen. Aan werkgevers worden in dit verband de volgende verplichtingen opgelegd:

Verificatieplicht:
De identiteit van de werknemers moet geverifieerd worden bij indiensttreding. Dit betekent dat u bij indiensttreding van een nieuwe werknemer altijd naar geldig, origineel identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart maar geen rijbewijs) moet vragen. De werknemer is verplicht u dit te tonen. U bent als werkgever verplicht het getoonde identiteitsbewijs te controleren op echtheid.
Ook als u uitzendkrachten of personeel van een onderaannemer (bijvoorbeeld personeel voor catering, schoonmaak of beveiliging) inhuurt dient u naar dit identiteitsbewijs te vragen.

Bewaarplicht:
Het bewaren van een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemers bij de loonadministratie; daarbij moet de aard van het identificatiebewijs en het nummer apart worden geregistreerd. Het niet voldoen aan deze bewaarplicht is strafbaar, er kan een boete opgelegd worden.
De geldigheidsdatum van het bij de loonadministratie bewaarde identiteitsbewijs mag verlopen zijn. Indien het identiteitsbewijs van de medewerker vernieuwd wordt, mag u hiervan een kopie in het personeelsdossier toevoegen, maar de kopie van het oude identiteitsbewijs moet tenminste tot vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaard blijven. Dit omdat de identiteit van de medewerker vast moet staan en door de werkgever gecontroleerd moet zijn op het moment van de indiensttreding en het niet waarschijnlijk is dat gedurende het dienstverband, behalve bij vreemdelingendocumenten, de status zal wijzigen.

Zorgplicht:
Al uw werknemers erop wijzen dat ze tijdens hun werkzaamheden een origineel identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Voor de identificatie op de werkplek mag ook gebruik worden gemaakt van een Nederlands rijbewijs.
De zorgplicht betekent tevens dat u, in geval van controle, uw werknemers in de gelegenheid moet stellen om aan hun identificatieplicht te voldoen. Dit kan inhouden dat zij tijdelijk de werkplek moeten verlaten om bijvoorbeeld elders in uw bedrijf het document te kunnen pakken.

N.B.: op grond van de Wet Administratieve Lastenverlichting en Vereenvoudiging in Sociale verzekeringswetten moet de werkgever de nationaliteit waarmee de werknemer zich heeft geïdentificeerd in de loonadministratie opnemen.
09-07-2005