Nieuws

09 JUL

2.3 Archivering

In verband met archieven wordt onderscheid gemaakt in twee categorieën, namelijk het zogenaamde ‘lopende’ ofwel dynamisch archief en het ‘gesloten’ ofwel statisch archief. Onder het lopende of dynamisch archief verstaan we dat deel van het archief dat stukken bevat die geregeld en vlot geraadpleegd moeten kunnen worden. Het is van belang om in dit archief een eenvoudige wijze van ordening aan te brengen, zodat opvolgende bestuursleden hierin gemakkelijk hun weg kunnen vinden.

Het is uiteraard van belang het archief van de parochie goed te bewaren, met name bij de opvolging in een bestuur, is het zaak erop toe te zien dat archieven niet kwijt raken. Op grond van artikel 52 lid 4 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen geldt voor administratieve bescheiden die van belang zijn voor de boekhouding een algemene bewaarplicht van 7 jaar. Met name bij de opvolging in een bestuur, is het zaak erop toe te zien dat archieven niet kwijt raken.

Het beheer van het gesloten of statisch archief, dat wil zeggen van die stukken die niet meer van direct belang zijn voor de dagelijkse gang van zaken, kan soms in bewaring worden gegeven bij derden, dit verschilt enigszins per stad of regio. In het algemeen wordt aanbevolen om zich hierover te laten adviseren door de diocesane archivaris. Bij in bewaargeving -waarvoor overigens een bisschoppelijke machtiging nodig is- wordt vastgelegd dat de eigendomsrechten van het archief bij de parochie blijven. In het algemeen geldt dat stukken jonger dan 50 jaar niet ingezien kunnen worden door derden. Alleen na overleg met de eigenaar wordt hierop een uitzondering gemaakt. Het bisdom heeft een modelovereenkomst beschikbaar.
09-07-2005