Nieuws

02 MEI

Kerkledenadministratie

In iedere parochie dient volgens het kerkelijk recht een archief te zijn, d.w.z. een bewaarplaats waar allerlei voor de parochie belangrijke documenten, akten of ‘registers’ bewaard dienen te worden. Het kerkbestuur is er verantwoordelijk voor dat al deze stukken nauwkeurig bijgehouden en zorgvuldig bewaard worden. Tot de registers behoren niet alleen de doop-, vormsel- of overlijdensregisters maar ook het parochieregister, de vroegere cartotheek, waarin allerlei gegevens van parochianen op kaarten bijgehouden werden. Voor deze ledenadministratie zijn de meeste parochies inmiddels overgestapt naar een geautomatiseerd systeem.

Inmiddels is de parochieadministratie een niet meer weg te denken basisvoorziening in een parochie. Alle gegevens die administratief moeten worden bijgehouden krijgen daar een plaats.
De parochieadministratie is allereerst een kerkledenadministratie waarin iedere week door geboorte, huwelijk, overlijden en verhuizing wijzigingen ontstaan. Deze kerkledenadministratie vormt de basis voor het bezorgen van het parochieblad, de jaarlijkse actie kerkbalans, en andere deeladministraties zoals de vrijwilligersadministratie. Bovendien worden aan de hand van de kerkledenadministratie betalingen van parochianen bijgehouden. De parochieadministratie is tevens een beleidsinstrument voor bestuur en pastores.

En tenslotte is de administratie het kloppend hart van allerlei activiteiten welke door vrijwilligers, bestuur en pastores worden ondernomen. Het is een uitstekend instrument om specifieke doelgroepen te onderscheiden, die op bepaalde tijden gericht benaderd kunnen worden om hen informatie te verschaffen of uit te nodigen voor deelname aan parochiële vieringen of activiteiten.

Of een parochie nu groot is of klein, gebruik maakt van een geautomatiseerde kerkledenadministratie of van een kaartenbak: de plicht tot zorgvuldig bijhouden van de gegevens blijft hoe dan ook overeind staan. De Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie (SILA) helpt parochies bij het actueel houden van de hoofdgegevens (of burgerlijke gegevens). Deelname aan de SILA is in het belang van elk bisdom en elke parochie: het SILA‑systeem werkt alleen optimaal als er geen gaten vallen, maar de dekking volledig is. Een geschikt alternatief is niet voorhanden. Het niet meedoen van parochies betekent onvermijdelijk een vervuiling van de kerkledenadministratie van andere parochies: mensen raken zoek en kunnen daardoor straks niet meer actief worden benaderd.

In 2003-2004 hebben 293 van de 330 parochies in ons bisdom een eigen aansluitingsovereenkomst met de SILA gesloten. Zij zijn enthousiast aan de slag gegaan, ook al hebben zich overgangsproblemen voorgedaan. Vanwege het grote aantal actieve parochies en met een beroep op hun onderlinge solidariteit heeft het bisdom besloten om van de parochies niet alleen de contractering maar ook de SILA-financiering over te nemen en de financiële kosten op solidarititeitsbasis met de parochies te verrekenen. Dat het bisdom de overeenkomst kan overnemen is al voorzien in de aansluitingsovereenkomsten die parochies met SILA zijn aangegaan; deze bepaling is nu in werking getreden.

Een financieel motief om niet in SILA te participeren is daarmee vervallen. Voor parochies die – om redenen die overigens voor dit moment als steekhoudend beschouwd kunnen worden – níet voor deelname aan SILA hebben gekozen, impliceren deze ontwikkelingen een des te dringender beroep op hun onderlinge solidariteit en uitnodiging om daadwerkelijk hun kerkledenadministratie met behulp van SILA te onderhouden.

Mocht u vragen hebben of behoefte aan ondersteuning, dan kunt u contact opnemen met de heer Co Broekhuizen van de Dienst Parochieontwikkeling, tel 073-6125488. U kunt hem ook mailen.
02-05-2005